Descripción del puesto: Asistente ejecutivo (m/h/x)
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Responsabilidades de un asistente ejecutivo incluyen:
- Actuar de punto de contacto entre los ejecutivos, los empleados, los clientes y otros socios externos
- Gestionar el flujo de información de manera oportuna y correcta
- Gestionar los calendarios de los ejecutivos y concertar reuniones
Breve descripción del puesto
Buscamos un asistente ejecutivo para realizar una variedad de tareas administrativas y apoyar a los altos directivos de nuestra compañía. Entre las responsabilidades de un asistente ejecutivo se incluyen la gestión de calendarios, la organización de viajes y la preparación de informes de gastos. Para desempeñar este cargo satisfactoriamente, debes ser organizado, tener excelentes capacidades de gestión del tiempo y ser capaz de actuar sin recibir orientación. En definitiva, contribuirás a la eficiencia de nuestra empresa proporcionando apoyo personalizado y oportuno a los ejecutivos.
Responsabilidades
- Actuar de punto de contacto entre los ejecutivos, los empleados, los clientes y otros socios externos
- Gestionar el flujo de información de manera oportuna y correcta
- Gestionar los calendarios de los ejecutivos y concertar reuniones
- Organizar los viajes y el alojamiento
- Hacer un seguimiento de los gastos semanales y preparar informes semanales, mensuales o trimestrales
- Supervisar el desempeño de otro miembros del personal de secretariado
- Actuar como gerente de oficina manteniendo al día el inventario del material de oficina
- Dar formato a la información para la comunicación interna y externa: memorandos, email, presentaciones e informes
- Escribir actas durante las reuniones
- Filtrar y dirigir las llamadas telefónicas y distribuir la correspondencia
- Organizar y mantener los sistemas de archivo de la oficina
Requisitos
- Experiencia laboral como asistente ejecutivo, asistente personal o un puesto similar
- Excelentes conocimientos de MS Office
- Excepcionales capacidades de organización y de gestión del tiempo
- Familiaridad con aparatos y aplicaciones para oficina (p. ej., calendarios electrónicos y fotocopiadoras)
- Excelentes capacidades comunicativas verbales y escritas
- Discreción y confidencialidad
- Título de educación secundaria
- Se valorará estar en posesión de un diploma o certificado de asistente personal
Más recursos:
Puestos similares:
Para valorar las capacidades de un asistente ejecutivo, usa las siguientes preguntas para entrevistar a candidatos:
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Español