Περιγραφή θέσης εργασίας: Office Coordinator (Θ/Α/Άλλο)

Οι αρμοδιότητες του Office Coordinator περιλαμβάνουν:

• Τηρεί τις διαδικασίες ροής εργασιών γραφείου για την εξασφάλιση μέγιστης απόδοσης
• Τηρεί αρχεία και εγγραφές, με αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης
• Υποστηρίζει άλλες ομάδες με διάφορα διοικητικά καθήκοντα

Περιγραφή θέσης εργασίας

Αναζητούμε έναν ικανό Office Coordinator που θα αναλάβει σειρά καθημερινών καθηκόντων γραφείου. Θα είστε ένα αναπόσπαστο μέρος, διασφαλίζοντας την ομαλή διεκπεραίωση των λειτουργιών του γραφείου μας ώστε να υποστηρίζουν με επιτυχία άλλες επιχειρηματικές δραστηριότητες. Ένας εξαιρετικός Office Coordinator είναι, πάνω απ’ όλα, ένας οργανωμένος και ικανός επαγγελματίας με εκπληκτικές δεξιότητες επικοινωνίας. Νοιώθετε άνετα να συνεργάζεστε με ανθρώπους και είστε σε θέση να εκτελείτε διοικητικά καθήκοντα με ακρίβεια και ταχύτητα. Ο στόχος σας είναι να εξασφαλίζετε ότι οι εργασίες γραφείου εκτελούνται αποτελεσματικά και προσθέτουν μέγιστη αξία στον οργανισμό.

Αρμοδιότητες

• Τηρεί τις διαδικασίες ροής εργασιών γραφείου για την εξασφάλιση μέγιστης απόδοσης
• Τηρεί αρχεία και εγγραφές, με αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης
• Υποστηρίζει άλλες ομάδες με διάφορα διοικητικά καθήκοντα (ανακατεύθυνση κλήσεων, διανομή αλληλογραφίας, προγραμματισμό συναντήσεων κ.λπ.)
• Υποδέχεται και βοηθά τους επισκέπτες κατά την άφιξή τους στο γραφείο
• Παρακολουθεί τις δαπάνες γραφείου και χειρίζεται όλες τις συμβάσεις γραφείου (ενοικίαση, σέρβις, κ.λπ.)
• Εκτελεί βασικές δραστηριότητες λογιστικής και ενημερώνει το λογιστικό σύστημα
• Διαχειρίζεται τις καταγγελίες ή τα προβλήματα των πελατών
• Παρακολουθεί το απόθεμα των προμηθειών γραφείου και κάνει παραγγελίες
• Βοηθά στη διαχείριση σχέσεων προμηθευτή

Απαιτήσεις

• Αποδεδειγμένη εμπειρία ως Office Coordinator ή σε παρόμοιο ρόλο
• Εμπειρία στην εξυπηρέτηση πελατών αποτελεί πλεονέκτημα
• Γνώση βασικών αρχών λογιστικής και συστημάτων και διαδικασιών διαχείρισης γραφείου
• Εξαιρετική γνώση MS Office, λογισμικού “back-office” και λογιστικής
• Βασικές γνώσεις εξοπλισμού γραφείου (π.χ. οπτικός σαρωτής)
• Εξαιρετικές δεξιότητες στην επικοινωνία και τις διαπροσωπικές σχέσεις
• Οργανωτικός με ικανότητα ιεράρχησης προτεραιοτήτων και εκτέλεσης πολλαπλών εργασιών ταυτόχρονα
• Αξιόπιστος με υπομονή και επαγγελματισμό
• Πτυχίο επαγγελματικής σχολής, BSc/Ba στη διοίκηση επιχειρήσεων ή σε σχετικό πεδίο είναι πλεονέκτημα

Περισσότερες πηγές:

• Επίσης, δείτε την περισσότερο γενική περιγραφή θέσης εργασίας για Administrative Assistant που μπορεί να προσαρμοστεί στις ανάγκες σας.