Stellenbeschreibung: Sekretär der Geschäftsleitung (m/w/d)
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Die Aufgaben eines Sekretärs der Geschäftsleitung umfassen:
- Pflegen des Kalenders der Führungskraft und Unterstützung bei der Planung von Terminen, Vorstandssitzungen, Konferenzen usw.
- Teilnehmen an Besprechungen und Führen von Protokollen
- Entgegennehmen von Telefonaten und nach Bedarf weiterleiten
Stellenbeschreibung
Wir suchen nach einem kompetenten Sekretär der Geschäftsleitung zur Unterstützung des Führungsteams unseres Unternehmens. Sie organisieren und verwalten den Terminkalender der Führungskraft und unterstützen sie bei der Durchführung einer Vielzahl von Verwaltungsaufgaben. Ein Sekretär der Geschäftsleitung ist ein Profi und besitzt hervorragende Zeitmanagement- und Multitasking-Fähigkeiten. Dank ihrer Sorgfalt und Kompetenz können sich die Führungskräfte auf ihre Führungsverantwortung konzentrieren, ohne sich um andere Aufgaben kümmern zu müssen Ziel ist es, zur Effizienz des Gesamtgeschäfts beizutragen, indem alle zugewiesenen Verwaltungsaufgaben rechtzeitig und effizient ausgeführt werden.
Aufgaben
- Pflegen des Kalenders der Führungskraft und Unterstützung bei der Planung von Terminen, Vorstandssitzungen, Konferenzen usw.
- Teilnehmen an Besprechungen und Führen von Protokollen
- Entgegennehmen von Telefonaten und nach Bedarf weiterleiten
- Bearbeiten und Priorisieren aller ausgehenden und eingehenden Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Pakete usw.)
- Vorbereiten und Organisieren von Geschäftsreisen der Führungskräfte
- Vertrauliche Dokumente so handhaben, dass ihre Vertraulichkeit bewahrt wird
- Erstellen von Rechnungen oder Abschlüssen und Unterstützung bei der Buchhaltung
- Überwachen der Büromaterialien und mit Lieferanten die kostengünstigsten Bestellungen aushandeln
- Pflegen von elektronischen Aufzeichnungen und Aufzeichnungen in Papierform, um sicherzustellen, dass die Informationen organisiert und leicht zugänglich sind
- Durchführen von Recherchen und Vorbereiten von Präsentationen oder Berichten nach Anleitung
Anforderungen
- Nachgewiesene Erfahrung als Sekretär der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Position
- Kenntnisse in MS Office und Back-Office-Software (z. B. ERP)
- Fundierte Kenntnisse im Bereich Büroverwaltung und grundlegende Buchhaltungsverfahren sowie Beherrschung des technischen Vokabulars der relevanten Branche
- Vertrautheit mit grundlegenden Forschungsmethoden und Berichterstattungstechniken
- Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
- Herausragende Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten
- Integrität und Vertraulichkeit
- Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder ähnlichem Bereich