Descriptif de poste: Commis aux dossiers (f/h/autre)
Le présent modèle de descriptif de poste de Commis aux dossiers a été optimisé à des fins de publication sur des sites d’annonces ou des pages d’emploi en ligne, ainsi que pour être aisément personnalisé en fonction des besoins de votre entreprise.
Les fonctions du Commis aux dossiers incluent:
- Vérifier les documents entrants (correspondance, factures, etc.) et en faire des copies avant de les distribuer
- Trier tous les papiers par ordre alphabétique et selon le contenu, les dates, la signification, etc.
- Créer et mettre à jour les dossiers en fonction des nouveaux fichiers et informations
Description du poste
Nous recherchons un Commis aux dossiers organisé pour la gestion et la maintenance des dossiers. Il devra organiser les documents selon un système de classement efficace et numérisera tous les documents importants. Il devra protéger et mettre à jour les fichiers et faire en sorte qu’ils soient facilement accessibles pour ses collègues. Un commis aux dossiers doit être organisé et parfaitement comprendre la confidentialité et la protection des données. Le candidat idéal aura une bonne maîtrise de l’informatique et aura le sens du détail. L’objectif est de veiller sur les documents de l’entreprise et de gérer efficacement les formalités administratives.
Responsabilités
- Vérifier les documents entrants (correspondance, factures, etc.) et en faire des copies avant de les distribuer
- Trier tous les papiers par ordre alphabétique et selon le contenu, les dates, la signification, etc.
- Créer et mettre à jour les dossiers en fonction des nouveaux fichiers et informations
- Classer tous les documents à leur emplacement, afin de protéger les documents importants.
- Entrer des documents dans un système électronique, soit par saisie de données soit à l’aide de scanners optiques
- Traiter toutes les demandes d’accès aux fichiers et conserver un registre des documents empruntés
- Mettre au point un système de classement efficace pour faciliter la mise à jour et la récupération des fichiers
- Suivre les politiques et les dictées de confidentialité pour protéger les données et les informations
- Surveiller l’inventaire des dossiers, des trombones, etc. et signaler les articles manquants
Exigences
- Expérience avérée en tant que commis aux dossiers
- Connaissance des systèmes de classement
- Très bonne connaissance de MS Office et du matériel de bureau tel que photocopieur, scanner, etc.
- Bonne maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit
- Fiable à l’égard de la confidentialité et des politiques
- Excellentes compétences organisationnelles
- Excellente attention portée aux détails
- Diplôme d’études secondaires ou équivalent