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Stellenbeschreibung: File Clerk (m/w/d)

Diese Vorlage für die Stellenbeschreibung File Clerk (m/w/d) ist für die Veröffentlichung in Online-Stellenbörsen oder auf Karriereseiten optimiert und kann leicht an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.

Nikoletta Bika
Nikoletta Bika

Nikoletta holds an MSc in HR management and has written extensively about all things HR and recruiting.

Die Aufgaben eines File Clerk umfassen:

  • Überprüfen der eingehenden Unterlagen (Korrespondenz, Rechnungen usw.) und Erstellen von Kopien, bevor sie weitergereicht werden
  • Sortieren aller Ablagen in alphabetischer Reihenfolge und nach Inhalt, Datum, Bedeutung usw.
  • Erstellen oder Aktualisieren von Datensätzen mit neuen Dateien und Informationen

Stellenbeschreibung File Clerk (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Wir suchen nach einem organisierten File Clerk, der Aufgaben im Bereich Verwaltung und Pflege von Dateien/Ablagen übernimmt. Sie organisieren Akten nach einem effizienten Ablagesystem und digitalisieren alle wichtigen Dokumente. Von Ihnen wird erwartet, dass Sie Dateien schützen, aktualisieren und für Ihre Kollegen leicht zugänglich machen. Ein File Clerk muss organisiert sein und mit den Konzepten Vertraulichkeit und Datenschutz vertraut sein. Der ideale Kandidat versteht den Umgang mit Computern und ist detailorientiert. Ziel ist die Aufbewahrung der Aufzeichnungen des Unternehmens und die effektive Verwaltung von Akten.

Aufgaben

  • Überprüfen der eingehenden Unterlagen (Korrespondenz, Rechnungen usw.) und Erstellen von Kopien, bevor sie weitergereicht werden
  • Sortieren aller Ablagen in alphabetischer Reihenfolge und nach Inhalt, Datum, Bedeutung usw.
  • Erstellen oder Aktualisieren von Datensätzen mit neuen Dateien und Informationen
  • Archivieren aller wichtigen Unterlagen in den dafür vorgesehenen Systemen
  • Digitalisieren von Unterlagen und Speichern in einem elektronischen System durch Dateneingabe oder den Einsatz optischer Scanner
  • Bearbeiten aller Zugriffsanfragen auf Unterlagen und Protokolle zu ausgeliehenen Unterlagen führen
  • Entwickeln eines effizienten Ablagesystems, um das Aktualisieren und Wiederauffinden von Unterlagen zu erleichtern
  • Befolgen von Richtlinien und Vertraulichkeitsbestimmungen zum Schutz von Daten und Informationen
  • Überwachen des Lagerbestands von Akten, Büroklammern usw. und Melden von Mängeln

Anforderungen

  • Nachgewiesene Berufserfahrung als File Clerk
  • Kenntnisse über Ablagesysteme
  • Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office und Bürogeräten wie Kopierern, Scannern etc.
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Zuverlässig hinsichtlich Vertraulichkeit und Richtlinien
  • Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
  • Hohe Detailgenauigkeit
  • Abitur oder vergleichbarer Abschluss

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