Descripción del puesto: Encargado del archivo (m/h/x)

Responsabilidades de un encargado del archivo incluyen:

• Comprobar la documentación que se reciba (correspondencia, facturas, etc.) y hacer copias antes de distribuirla
• Ordenar todos los documentos alfabéticamente y según el contenido, las fechas, la importancia, etc.
• Crear o actualizar registros con nuevos archivos e información

Breve descripción del puesto

Buscamos un encargado del archivo para llevar a cabo la gestión y el mantenimiento del archivo. Organizarás la documentación conforme a un sistema de archivo eficiente y digitalizarás todos los documentos importantes. Se espera que protejas y actualices los archivos y facilites el acceso a ellos a tus colegas. Un encargado del archivo debe ser organizado y comprender perfectamente los principios de la confidencialidad y la protección de datos. El candidato ideal debe dominar los ordenadores y prestar atención a los detalles. El objetivo es preservar los registros de la compañía y gestionar la documentación de un modo efectivo.

Responsabilidades

• Comprobar la documentación que se reciba (correspondencia, facturas, etc.) y hacer copias antes de distribuirla
• Ordenar todos los documentos alfabéticamente y según el contenido, las fechas, la importancia, etc.
• Crear o actualizar registros con nuevos archivos e información
• Almacenar toda la documentación en los lugares designados de manera que los documentos importantes estén seguros
• Introducir la documentación en un sistema electrónico mediante la introducción de datos o usando escáneres ópticos
• Atender todas las solicitudes para acceder a archivos y conservar registros de los documentos prestados
• Desarrollar un sistema de archivo eficiente para facilitar la actualización y la recuperación de archivos
• Seguir las políticas y las normas de confidencialidad para proteger datos e información
• Controlar el inventario de archivos, clips para papel, etc. y e informar cuando falte algo

Requisitos

• Experiencia demostrable como encargado del archivo
• Conocimientos sobre sistemas de archivo
• Muy buenos conocimientos de MS Office y del equipo de las oficinas, como fotocopiadores, escáneres, etc.
• Buen dominio del inglés, tanto oral como escrito
• Fiable respecto a la confidencialidad y las políticas
• Excelentes capacidades organizativas
• Gran atención al detalle
• Título de educación secundaria o equivalente