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Descripción del puesto: Encargado del archivo (m/h/x)

Esta plantilla de descripción del puesto de encargado del archivo está optimizada para su publicación en bolsas de trabajo y páginas de empleo en Internet, y tu empresa podrá personalizarla fácilmente.

Nikoletta Bika
Nikoletta Bika

Nikoletta holds an MSc in HR management and has written extensively about all things HR and recruiting.

Refreshed on

February 6, 2020

Responsabilidades de un encargado del archivo incluyen:

  • Comprobar la documentación que se reciba (correspondencia, facturas, etc.) y hacer copias antes de distribuirla
  • Ordenar todos los documentos alfabéticamente y según el contenido, las fechas, la importancia, etc.
  • Crear o actualizar registros con nuevos archivos e información

descripción del puesto de encargado del archivo

Breve descripción del puesto

Buscamos un encargado del archivo para llevar a cabo la gestión y el mantenimiento del archivo. Organizarás la documentación conforme a un sistema de archivo eficiente y digitalizarás todos los documentos importantes. Se espera que protejas y actualices los archivos y facilites el acceso a ellos a tus colegas. Un encargado del archivo debe ser organizado y comprender perfectamente los principios de la confidencialidad y la protección de datos. El candidato ideal debe dominar los ordenadores y prestar atención a los detalles. El objetivo es preservar los registros de la compañía y gestionar la documentación de un modo efectivo.

Responsabilidades

  • Comprobar la documentación que se reciba (correspondencia, facturas, etc.) y hacer copias antes de distribuirla
  • Ordenar todos los documentos alfabéticamente y según el contenido, las fechas, la importancia, etc.
  • Crear o actualizar registros con nuevos archivos e información
  • Almacenar toda la documentación en los lugares designados de manera que los documentos importantes estén seguros
  • Introducir la documentación en un sistema electrónico mediante la introducción de datos o usando escáneres ópticos
  • Atender todas las solicitudes para acceder a archivos y conservar registros de los documentos prestados
  • Desarrollar un sistema de archivo eficiente para facilitar la actualización y la recuperación de archivos
  • Seguir las políticas y las normas de confidencialidad para proteger datos e información
  • Controlar el inventario de archivos, clips para papel, etc. y e informar cuando falte algo

Requisitos

  • Experiencia demostrable como encargado del archivo
  • Conocimientos sobre sistemas de archivo
  • Muy buenos conocimientos de MS Office y del equipo de las oficinas, como fotocopiadores, escáneres, etc.
  • Buen dominio del inglés, tanto oral como escrito
  • Fiable respecto a la confidencialidad y las políticas
  • Excelentes capacidades organizativas
  • Gran atención al detalle
  • Título de educación secundaria o equivalente

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