Περιγραφή θέσης εργασίας: Υπάλληλος Αρχείου (Θ/Α/Άλλο)
Αυτό το υπόδειγμα περιγραφής θέσης εργασίας Υπαλλήλου Αρχείου είναι βελτιστοποιημένο για την ανάρτηση σε ιστότοπους θέσεων εργασίας ή σελίδες καριέρας και μπορεί να προσαρμοστεί εύκολα στις ανάγκες της επιχείρησής σας.
Οι αρμοδιότητες του Υπάλληλου Αρχείου περιλαμβάνουν:
- Ελέγχει τα εισερχόμενα έγγραφα (αλληλογραφία, τιμολόγια κ.λπ.) και δημιουργεί αντίγραφα προτού διανεμηθούν
- Ταξινομεί όλα τα χαρτιά αλφαβητικά και ανάλογα με το περιεχόμενο, τις ημερομηνίες, τη σημασία τους κλπ.
- Δημιουργεί ή ενημερώνει εγγραφές με νέα αρχεία και πληροφορίες
Περιγραφή θέσης εργασίας
Αναζητούμε έναν οργανωτικό Υπάλληλο Αρχείου για να εκτελεί διαχείριση και συντήρηση αρχείων Θα οργανώνετε τα έγγραφα βάσει ενός αποτελεσματικού συστήματος αρχειοθέτησης και θα ψηφιοποιείτε όλα τα σημαντικά έγγραφα. Θα πρέπει να προστατεύετε και να ενημερώνετε τα αρχεία και επίσης να τα καθιστάτε εύκολα προσβάσιμα στους συναδέλφους σας. Ο υπάλληλος αρχείου πρέπει να είναι οργανωμένος και να κατανοεί εις βάθος τα θέματα εμπιστευτικότητας και προστασίας των δεδομένων. Ο ιδανικός υποψήφιος θα είναι εξειδικευμένος στους υπολογιστές και θα δίνει προσοχή στις λεπτομέρεια. Ο στόχος είναι η τήρηση των αρχείων της εταιρείας και η αποτελεσματική διαχείριση των εγγράφων.
Αρμοδιότητες
- Ελέγχει τα εισερχόμενα έγγραφα (αλληλογραφία, τιμολόγια κ.λπ.) και δημιουργεί αντίγραφα προτού διανεμηθούν
- Ταξινομεί όλα τα έγγραφα αλφαβητικά και ανάλογα με το περιεχόμενο, τις ημερομηνίες, τη σημασία τους κλπ.
- Δημιουργεί ή ενημερώνει εγγραφές με νέα αρχεία και πληροφορίες
- Αποθηκεύει όλα τα έγγραφα στους καθορισμένους χώρους τους και ασφαλίζει τα σημαντικά έγγραφα
- Εισάγει τα έγγραφα σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα, είτε εισάγοντας δεδομένα είτε με τη χρήση οπτικών σαρωτών
- Χειρίζεται όλα τα αιτήματα πρόσβασης στα αρχεία και διατηρεί αρχείο με τα έγγραφα που δανείζονται
- Αναπτύσσει ένα αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης για να διευκολύνει την ενημέρωση και την ανάκτηση αρχείων
- Ακολουθεί τις πολιτικές και τις υπαγορεύσεις εμπιστευτικότητας για τη διαφύλαξη των δεδομένων και των πληροφοριών
- Παρακολουθεί το απόθεμα φακέλων, συνδετήρων κλπ. και αναφέρει τις ελλείψεις
Απαιτήσεις
- Αποδεδειγμένη εμπειρία ως υπάλληλος αρχείου
- Γνώση συστημάτων αρχειοθέτησης
- Πολύ καλή γνώση MS Office και εξοπλισμού γραφείου, όπως φωτοτυπικά μηχανήματα, σαρωτές κλπ.
- Καλή γνώση της αγγλικής, γραπτά και προφορικά
- Αξιόπιστος με σεβασμό στην εμπιστευτικότητα και τις πολιτικές
- Εξαιρετικές οργανωτικές δεξιότητες
- Μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια
- Απολυτήριο λυκείου ή ισοδύναμο