Descripción del puesto: Encargado del archivo (m/h/x)
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Responsabilidades de un encargado del archivo incluyen:
- Comprobar la documentación que se reciba (correspondencia, facturas, etc.) y hacer copias antes de distribuirla
- Ordenar todos los documentos alfabéticamente y según el contenido, las fechas, la importancia, etc.
- Crear o actualizar registros con nuevos archivos e información
Breve descripción del puesto
Buscamos un encargado del archivo para llevar a cabo la gestión y el mantenimiento del archivo. Organizarás la documentación conforme a un sistema de archivo eficiente y digitalizarás todos los documentos importantes. Se espera que protejas y actualices los archivos y facilites el acceso a ellos a tus colegas. Un encargado del archivo debe ser organizado y comprender perfectamente los principios de la confidencialidad y la protección de datos. El candidato ideal debe dominar los ordenadores y prestar atención a los detalles. El objetivo es preservar los registros de la compañía y gestionar la documentación de un modo efectivo.
Responsabilidades
- Comprobar la documentación que se reciba (correspondencia, facturas, etc.) y hacer copias antes de distribuirla
- Ordenar todos los documentos alfabéticamente y según el contenido, las fechas, la importancia, etc.
- Crear o actualizar registros con nuevos archivos e información
- Almacenar toda la documentación en los lugares designados de manera que los documentos importantes estén seguros
- Introducir la documentación en un sistema electrónico mediante la introducción de datos o usando escáneres ópticos
- Atender todas las solicitudes para acceder a archivos y conservar registros de los documentos prestados
- Desarrollar un sistema de archivo eficiente para facilitar la actualización y la recuperación de archivos
- Seguir las políticas y las normas de confidencialidad para proteger datos e información
- Controlar el inventario de archivos, clips para papel, etc. y e informar cuando falte algo
Requisitos
- Experiencia demostrable como encargado del archivo
- Conocimientos sobre sistemas de archivo
- Muy buenos conocimientos de MS Office y del equipo de las oficinas, como fotocopiadores, escáneres, etc.
- Buen dominio del inglés, tanto oral como escrito
- Fiable respecto a la confidencialidad y las políticas
- Excelentes capacidades organizativas
- Gran atención al detalle
- Título de educación secundaria o equivalente