Stellenbeschreibung: Administrator (m/w/d)
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Die Aufgaben eines Administrators (m/w/d) umfassen:
- Arrangieren von Meetings und Planen von Events
- Nachbestellen von Büroartikeln
- Pflege der internen Datenbanken
Stellenbeschreibung
Wir suchen einen zuverlässigen Administrator, der die täglichen Abläufe in unserem Unternehmen organisiert. Ihre Aufgabe besteht darin, unsere Manager und Mitarbeiter zu unterstützen und alle täglichen administrativen Aktivitäten zu koordinieren.
Ein Administrator sollte ein Organisations- und Multitaskingtalent sein. Zu den Hauptaufgaben des Administrators gehören das Verwalten der Büroausstattung, das Arrangieren von Besprechungen und Buchen von Veranstaltungen, das Organisieren von Reisen und das Verteilen von Post. Unser idealer Kandidat besitzt Erfahrung als Office Administrator, Sekretär oder in einer relevanten administrativen Rolle. Sie sollten sich außerdem mit Office-Software (z. B. MS Office), einschließlich Textverarbeitungsprogrammen, Tabellenkalkulationen und Präsentationen auskennen
Letztendlich sollte ein erfolgreicher Administrator sicherstellen können, dass unsere Büroabläufe reibungslos verlaufen.
Aufgaben
- Arrangieren von Meetings und Planen von Events
- Nachbestellen von Büroartikeln
- Pflege der internen Datenbanken
- Einreichen von Spesenabrechnungen
- Führen von Mitarbeiterakten in digitaler und Papierform
- Pflegen eines Ablagesystems für Daten zu Kunden und externen Partnern
- Verteilen der eingehenden und ausgehenden E-Mails/Post
- Vorbereiten regelmäßiger Präsentationen und Berichte
- Organisieren, Speichern und Drucken von Unternehmensdokumenten nach Bedarf
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
- Treffen von Reisevorbereitungen
- Bearbeiten der Anfragen von Managern und Mitarbeitern
- Aktualisieren der Bürorichtlinien und sicherstellen, dass sie eingehalten werden
Anforderungen
- Nachgewiesene Berufserfahrung als Administrator, Administrative Assistant oder in einer relevanten Rolle
- Vertrautheit im Umgang mit Büroausstattung, einschließlich Drucker und Faxgeräte
- Kenntnisse in Bezug auf Büroverfahren und -richtlinien
- Erfahrung mit Office-Management-Tools (insbesondere MS Office-Software)
- Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
- Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Problemlösungsfähigkeit und detailorientiert
- Abitur; zusätzliche Qualifikationen als Office Administrator oder Sekretär sind von Vorteil